家事と子育てのスキマで経営する3方よしAI共創コンサルタントの田中啓之、ひろくん（@passion_tanaka）です。

「経理は田中さんしか分からない」。「あの人が辞めたら、うちはもう回らない」。中小企業の経営者なら、夜中にふっとこの不安が頭をよぎったこと、一度はあるんじゃないかな。

この記事では、その属人化が「なぜ消えないのか」という原因を、もう一段深いところまで掘り下げていきます。結論を先に言うと、原因は社員の怠慢でも、ITが苦手なせいでもありません。「私がいないとダメ」「私が全部やる」という、頭の中で動き続けているOS——私はこれを「抱え込みOS」と呼んでいます。

「経理は田中さんしか分からない」が、どの会社でも生まれる仕組み

まず、あなたの会社を思い浮かべてみてください。

経理は田中さんしか分からない。得意先との細かい関係は鈴木部長の頭の中だけにある。誰も触れない謎のExcelマクロは、山田さんしか直せない。新人が入ってきても、結局はその人たちの空き時間待ち——。

これ、特別ダメな会社の話じゃないんです。私のところに相談に来てくださる経営者の方が、判で押したように同じことを口にします。会社の中に「その人にしか分からない仕事」が何個も散らばっていて、そのうちの誰か一人が体調を崩すだけで、業務がガクッと止まる。これが「属人化」です。

正直に言いますね。私もそうでした。それどころか、自分自身が「私が抜けたら回らない」を、むしろ誇らしく思っていた時期さえあったんです。

「俺がいないとダメなんだよな」「最後は俺が決めないと」。そう思いながら、見積もりも、採用の最終判断も、得意先のクレーム対応も、全部自分の机の上に集めていました。忙しいことを、価値があることだと思い込んでいた。でも本当はね、ただ自分が抱えていただけだったんです。

ここで多くの人が勘違いするのは、「属人化＝うちのシステム化が遅れているせい」だと思ってしまうこと。だから「DX」とか「業務システム導入」に走る。でも、ここ数年それをやってきた会社の経営者ほど、こう言います。

「コンサルに何百万も払って、結局うちは何も変わらなかった」「ChatGPTは触ってみたけど、仕事でどう使えばいいのか分からん」。

これ、あなたが悪いわけでも、頭が固いわけでもありません。順番が、逆だったんです。

多くのDXは、こういう順番で進みます。新しいツールを買う → 「これで効率化できます」と言われる → でも現場の仕事は相変わらず田中さんの頭の中にある → システムは「箱」だけあって中身（知恵）が入っていない → 結局、田中さんに聞かないと使えない。

つまり、箱を先に買っているのに、中身が一人の頭の中に残ったまま。これじゃ属人化は消えません。むしろ「新しいシステムの使い方も田中さんしか分からない」が一個増えるだけ。

料理で考えると、よく分かります。最新のオーブンを買っても、レシピがベテランの頭の中にしかなかったら、そのオーブンは使いこなせません。新人がボタンを押しても、「ベテランが何度で何分焼いていたか」を知らなければ、同じ味は出てこない。買うべきは、オーブンじゃなかった。ベテランの頭の中にある「なぜその温度なのか」を、消えない場所に書き出すことだったんです。

だからこの記事では、原因を「技術不足」では片づけません。なぜ知恵が一人の頭の中に貼りついて出てこないのか。その犯人を、次から名指ししていきます。

属人化の原因は怠慢ではなく、真面目さの副産物である

ここで、一番大事なことをお伝えしたいです。

属人化が一番強く出るのは、いい加減な人ではなく、真面目で、責任感が強くて、優しい人なんです。

考えてみてください。田中さんが経理を一人で抱えているのは、なぜか。たぶん、「自分がしっかりやらないと、会社に迷惑がかかる」と思っているから。「中途半端に人に渡して、ミスが出たら申し訳ない」と思っているから。「自分がやったほうが早いし、確実だから」と思っているから。

全部、優しさと責任感から来ています。つまり、属人化は「真面目さの裏返し」「真面目さの副産物」なんです。サボっている人は、そもそも仕事を抱え込みません。さっさと人に振るか、放り出します。一人で背負い込めるのは、責任感がある人だけなんです。

ここを取り違えると、対策の方向を間違えます。「あの人が独占している」「囲い込んでいる」と見ると、対立になる。「あの人が、責任感から一人で背負ってくれている」と見ると、感謝から始まる。同じ事実を見ているのに、入り口がまるで違ってくるんです。

私自身の話で言うと、私は父の暴力を見て育ちました。子どものころは、ただ怖かった。でも自分が35歳で父親になって、子どもがいっぱいいて、仕事もうまくいかなくて、行き場がなかったあの人の気持ちが、痛いほど分かるようになったんです。父もまた、誰にも頼れず、一人で全部背負い込んで、押し潰されそうになっていた。

抱え込みは、強さじゃない。頼り方を、誰にも教わらなかった人の、孤独なんです。だから私は、属人化を抱えている人を責める気にはなれません。あの人もきっと、ずっと一人で頑張ってきたんだと思うから。

「真面目さの副産物」という見方は、決して優しいだけの話じゃありません。原因を正しく特定するための、いちばん実用的な視点なんです。怠慢が原因なら「叱る」が打ち手になる。でも真面目さが原因なら、打ち手は「叱る」じゃなくて「安心して荷物を下ろせる仕組みを一緒に作る」になる。原因の見立てを間違えると、打ち手も全部ズレるんです。

抱え込みOSの正体は「存在価値をどこに置いているか」という問題

では、その「真面目さの副産物」の、さらに奥にあるものは何か。ここが、この記事の中心です。

抱え込みOSというと、多くの人が「仕事を抱え込む癖」のことだと思います。タスクを人に振れない、なんでも自分でやってしまう、忙しいのに手が離せない——そういう「行動の癖」だと。でも、本当の根っこは、もっと深いところにあります。

それは、自分の存在価値を、どこに置いているかという問題なんです。

「私がいないとダメ」「私が全部やる」——こう思っているとき、人は無意識に、自分の存在価値を「抱え込んでいる状態そのもの」に置いています。つまり、心の奥でこうなっているんです。

これ、口に出すと身も蓋もないですけど、けっこう多くの人が、心の奥でこれをやっています。私もそうでした。

料理人でたとえると、分かりやすいかもしれません。自分の味を一子相伝のように握りしめて、弟子にもレシピを書いて渡さない職人さん。あれは弟子が憎いわけじゃない。「この味を出せるのは自分だけ」という事実が、自分の居場所だから。レシピを全部渡したら、自分は「ただのおじさん」になってしまう気がする。だから、口では「いつか教える」と言いながら、ずっと厨房に立ち続ける。

属人化の本当の原因は、能力の差ではありません。「抱えている状態」と「自分の価値」が、心の中でくっついてしまっていること。ここが分からないまま、ツールやマニュアルだけ用意しても、本人の手が動かないのは当然なんです。

知恵を渡せないのは「全部渡したら要らない人になる」という恐れ

存在価値が「抱えている状態」にくっついていると、何が起きるか。ここからが、属人化が消えない仕掛けの核心です。

この状態のままだと、知恵を渡したくても、渡せないんです。

なぜか。だって、知恵を全部渡してしまったら、「私がいなくても回る」状態になる。そうしたら、自分の価値の置き場所が、なくなってしまう気がするから。

頭では「引き継いだほうがいい」と分かっている。でも、心のどこかが「全部渡したら、私は要らない人になるんじゃないか」と、無意識にブレーキを踏む。

だから、手順書を書く時間がいつまでも取れない。だから、「いやこれは口で説明しないと無理だから」と言って抱え続ける。だから、引き継ぎがいつまでも進まない。これは、その人がサボっているわけでも、意地悪をしているわけでもありません。自分の居場所を守るために、無意識にそうしているんです。

ここで大事になるのが、「腹で決める」という言葉です。頭で「引き継ごう」と思うだけでは、足りない。心の奥にある「抱えていないと不安」というブレーキが残っている限り、行動は変わらないんです。

腹で決める。つまり、「私の価値は、抱えていることじゃない。むしろ、渡せることだ」と、お腹の底でひっくり返す。ここが外れた瞬間に、初めて知恵が動き出します。

そしてもう一つ、安心してほしいことがあります。「抱えるのをやめる」というのは、無責任に放り投げることでも、自分の仕事を取り上げられることでもありません。背負ってくれている人の荷物を、一緒に下ろす話なんです。レシピを書き出した料理人が「ただのおじさん」になるかというと、逆です。レシピを書ける人は、店を増やせる。後進を育てられる。一人で厨房に立っていたときより、よっぽど価値が上がる。

「渡せる人」のほうが、「抱えている人」より強い。この順番が腹に落ちると、ブレーキは外れ始めます。

義務の抱え込みと「快感の抱え込み」——2つのタイプを見分ける

ここまで「責任感や不安から抱える」という話をしてきました。でも、抱え込みには、実はもう一種類あります。これを知っておかないと、対策を打つ相手を見誤ります。

一つ目は、これまで話してきた「義務の抱え込み」。責任感や「迷惑をかけたくない」という不安から、手放せないタイプです。

二つ目が、「快感の抱え込み」。「楽しくて、手放せない」という抱え込みです。

正直に言うと、私自身が、この「快感の抱え込み」がまだ抜けきれていません。新しいことに次々ワクワクして、「これも自分でやってみたい」「あれも実験したい」が止まらない。アイデアが無限に湧いてくる。それ自体は楽しいんです。でも、全部自分で味見したくなるから、手を広げすぎて、一つも深く掘れなくなる。料理で言えば、全部の鍋に手を出して味見だけして、一品も完成させないシェフ、みたいな状態です。

この2つは、見た目はどちらも「その人が抱えている」状態で同じです。でも、原因も、効く言葉も違います。違いを表にすると、こうなります。

義務の抱え込みには「安心して下ろしていい」が効きます。一方で、快感の抱え込みには「下ろせ」と言っても響きません。だって、本人は楽しんでいるんだから。効くのは「もっとワクワクする上流の仕事を空けるために、こっちは渡そう」という、置き換えの提案です。

あなたの会社の「あの人」は、どっちのタイプでしょうか。疲れた顔で抱えているのか、楽しそうに抱えているのか。ここを見極めるだけで、かける言葉が変わります。

本人を責めても解決しない——荷物を一緒に下ろすという姿勢

原因が「真面目さ」と「存在価値の置き場所」だと分かると、打ち手も自然に決まってきます。本人を責めても、解決しないということです。

「もっと人に振りなさい」「引き継ぎを早くしなさい」と正論で言っても、本人は「いや、振ったら迷惑がかかる」と思っているわけだから、心の底では納得していない。納得していないことは、続きません。マニュアルを書けと言われて一度は書いても、結局またその人に聞かないと回らない状態に戻る。これ、よく見る光景じゃないかな。

ここを、経営者であるあなたが理解しているかどうかで、ものすごく差が出ます。属人化を「あの人が独占している」と見るのか、「あの人が責任感から一人で背負ってくれている」と見るのか。後者で見ると、最初のひとことが変わります。

これは、知恵を奪う話じゃないんです。背負ってくれている人の荷物を、一緒に下ろす話。「あなたが要らない」ではなく「あなたが休めるように」。主語が変わるだけで、引き継ぎの空気がまるで違ってきます。

そして、もう一つ大事なこと。荷物を下ろした先の話です。「腹で決めて、抱えるのをやめたとして——じゃあ、その知恵を、いったい『誰』に渡すの? 結局、また別の社員が抱え込むだけじゃないの?」。そうなんです。ここが肝心。

抱えるのをやめても、渡す先がもう一人の「人間」だったら、また属人化が繰り返されます。鈴木部長から佐藤さんに移るだけ。3年後にはまた「佐藤さんしか分からない」が生まれる。だから、渡す先は人間じゃない。消えない場所——毎回必ず読まれる場所に渡すんです。

メモをチャットやSlackに流しても、すぐに上に流れて消えていきます。半年後には誰も探せない。そうじゃなくて、仕事をするたびに毎回必ず最初に読み込む「就業規則」のような場所に置く。そこに業務手順を足していくと、もう「田中さんしか分からない」が、物理的に消えていきます。

この「消えない場所」に中身を入れて動かしていくのが、いま無料で配られはじめている職種別のAIテンプレートです。ありがたいことに、AIを作っている会社の一つであるAnthropic（アンソロピック）社が、営業・マーケティング・人事・法務・財務・カスタマーサポートなど11職種ぶんのAIテンプレートを、誰でも使えるように公開しています（参考：github.com/anthropics/knowledge-work-plugins）。ゼロから作る必要はありません。横に配られた完成品を動かしながら、ベテランの頭の中を少しずつそこに足していけばいい。

でも——その箱に中身を入れるためには、まず「抱える人」が、抱えるのをやめてもいいと腹で決めていることが、絶対の前提になります。だから、技術の話より先に、原因の話をしているんです。

属人化の原因チェックリストと、よくある誤解の比較表

ここで、頭の中を一回整理しましょう。属人化を「真面目すぎる人のせい」でも「ITが苦手なせい」でもなく、構造として見るための表を2つ用意しました。

よくある誤解 vs 本当の原因

自社の属人化の原因チェックリスト

次の項目に、いくつ当てはまるか数えてみてください。3つ以上当てはまったら、原因は技術ではなく「抱え込みOS」側にあります。

チェックが多いほど、買うべきは新しいツールではなく「知恵を外に出して、消えない場所に置く順番」だ、ということ。原因が分かれば、打ち手の優先順位もはっきりします。

ひろくんコラム：私自身、いまも抱え込みOSと戦っている

最後に、原因が分かったあなたに、今日できる一歩を渡します。難しいことは何もいりません。あなたの会社で「あの人にしか分からない仕事」を、1つだけ思い浮かべて、紙に書き出してください。経理でも、得意先対応でも、謎のExcelでも、発注の判断でもいい。一つだけです。

そして、その横に3つだけメモします。①誰の頭の中にあるか（例：経理の田中さん）②その人が抜けたら何が止まるか（例：月末の支払い処理が全部止まる）③その仕事、本人は「言葉にできる」と思っているか（例：たぶん「感覚だから無理」と言う）。3分で終わります。

紙に「経理＝田中さん＝月末が止まる」と書き出した瞬間、それは漠然とした不安から、解ける課題に変わります。夜中にぐるぐる回る恐怖は何もできないけれど、目に見える課題は一つずつ潰していける。地味だけど、これが「あの人が辞めたら」の不安を、毎日少しずつ減らしていく最初の一歩です。

属人化の原因についてよくある質問

この記事のまとめ

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