家事と子育てのスキマで経営する3方よしAI共創コンサルタントの田中啓之、ひろくん（@passion_tanaka）です。

「業務手順を、ちゃんとAIに仕組み化したい」。そう思って、いざ手順書を書こうとすると、ぴたっと手が止まる。経理のあの処理も、得意先ごとの付き合い方も、謎のExcelマクロも、全部「あの人の頭の中」にはあるのに、いざ書き出そうとすると、出てこない。——これ、あなたが不真面目だからでも、文章が下手だからでもありません。「書く」というやり方が、そもそも業務手順の仕組み化と相性が悪いんです。

この記事では、業務手順をAIで仕組み化するコツを、たった二つの動作に絞ってお伝えします。ひとつは「口で渡す」。手順書を書かせるのではなく、AIに口頭で渡してもらう。もうひとつは「消えない場所に置く」。同じ手順でも、どこに置くかで効き目が段違いに変わります。中小企業の経営者向けに、今日から動ける形で、やさしくお見せしますね。

「肝になる部分が思いつかない」それでいい——完璧な手順書はいらない

ある建築業の経営者さんから、こんな相談をもらったことがあります。今までずっと下請けがメインで、自社の強みを言葉にしようとしたら、固まってしまった、と。

この言葉を読んだとき、私は「あぁ、わかる」と深くうなずきました。「大事なのはわかった。でも、その大事な中身を、自分でうまく言葉にできない」。これ、属人化の現場で、いつも起きることなんですよね。

経理の手順も、得意先との付き合い方も、謎のExcelマクロも、全部「あの人の頭の中」にはある。でも、それを「書き出してください」と言われると、本人ですら、ぴたっと手が止まる。服部さんが言う「肝になる部分が思いつかない」というのは、まさにこれです。

ここで、いちばん伝えたいことを先に言ってしまいます。中身がない、んじゃない。中身は、たっぷりある。ただ、言葉にする「やり方」を、誰も教わってこなかっただけなんです。

だから、この記事で私がいちばん言いたいことは、たった一つです。

完璧な手順書を書こうとするのを、やめましょう。

書けないんです。誰も。それが普通です。前の記事で、私たちは「縦に掘る」という話をしました。横に配られた職種別AIを、表面の作業名のままにせず、ベテランの「なぜ、今そう判断したか」まで掘っていく。あの「掘る」を、今日からあなた自身の手で始められる、たった二つの具体動作に落とすのが、この記事の役目です。

その二つを、先に言ってしまいます。ひとつめは、口で渡すこと。ふたつめは、消えない場所に置くこと。この二点だけで、効き目が段違いに変わります。地味でしょう？ 派手な話は、何もありません。でも、属人化を外すために本当に効くのは、いつもこういう地味な二つだったりするんです。

手順書を書かせるのではなく「AIに口頭で渡してもらう」が現実解

私が、ずっと記事で言い続けてきたことを、まずはっきり伝えさせてください。属人化解消は「手順書を書かせる」じゃなく「AIに口頭で渡してもらう」が現実解。完璧な書類を書ける人なんていない。

ここ、本当に大事なところなので、もう一回言います。完璧な書類を書ける人なんて、いないんです。

毎日やってる仕事ほど、言葉にできない

考えてみてください。あなたの会社で、経理の田中さんに「いつもの仕事を、全部マニュアルにしてください」とお願いしたら、どうなりますか。たぶん、こうなります。

• 「いや、どこから書けばいいか……」と、固まる
• 二週間後に、当たり障りのないA4一枚が出てくる
• でも肝心の「あの判断、なんでそうするのか」が、そこには書いてない

なぜか。人は、自分が無意識にやっていることを、文章にできないからです。毎日やってる仕事ほど、体で覚えていて、頭では言葉にしていない。だから「書いてください」とお願いすると、一番大事な中身ほど、こぼれ落ちる。

これ、誰のせいでもありません。田中さんが不真面目だからでも、文章が下手だからでもない。「書く」というやり方が、暗黙知と相性が悪いんです。だから、やり方を変えます。

「話してもらう」だけ。書かせない

経理の田中さんに、こうお願いするんです。「いつもの仕事の手順を、AIに教える感じで、話してください」。これだけです。ポイントは「書く」じゃなくて「話す」。文章を作らせない。新人スタッフに口で教えるみたいに、しゃべってもらう。

なぜ「話す」がいいのか。理由は三つあります。

ひとつ。話すのは、書くよりずっとハードルが低い。「マニュアルを作って」と言われると身構えるけど、「新人に教えるつもりで話して」なら、ベテランさんは案外、スラスラ話せます。書類は「正解を書かなきゃ」と力むけど、口頭は「思い出しながら」でいい。この差は、想像よりずっと大きいんです。

ふたつ。話すと、無意識の判断が、口からこぼれる。「ここはまず、得意先の今月の状況を見て……あ、これ見るんだよな、いつも」みたいに、本人すら意識していなかった手順が、しゃべっている途中で勝手に出てくる。書類だと、これが漏れるんです。

みっつ。AIが横で、全部メモってくれる。だから、ベテランさんは「記録しなきゃ」と気を張らなくていい。ただ気持ちよく話すだけ。その横で、AIが文字に変えていってくれる。

順番は、これだけ

私が記事に書いた「属人化を外していく順番」は、こうです。

1. 誰の頭の中にあるかを、出す（音声でも文章でも、AIに教える感じで、口頭で）
2. Claude Code などで、構造化する（話した内容を、手順の形に整理してもらう）
3. 「消えない・毎回読まれる場所」に、置く（これは次の見出しで詳しく）

①でしゃべる。②でAIが手順の形に整える。③で消えない場所に置く。このうち、今日のあなたがやることは、ほぼ①だけです。②はAIがやる。③は次の話。だから、難しく考えなくていいんです。「話す」。それだけ、始めればいい。

AIが「ここ、抜けてませんか？」と聞き返す

口で話してもらうと、もう一つ、いいことがあります。話した内容をAIに食わせると、AIが「ここ、抜けてませんか？」と、聞き返してくるんです。具体的に、どんな会話になるか。イメージしやすいように、やりとりを並べてみますね。

ほら、出ました。これこそが、属人化の正体です。「A社は郵送・B社はメール」という、その人にしか分からない区別。このやりとりがなければ、それは永遠に、田中さんの頭の中だけに残ったままだった。それを、AIの問い返しが、たった一回の会話で、外に引っ張り出した。

服部さんの「肝になる部分が思いつかない」という悩みも、ここで解けます。一人で「肝はどこだ」と探そうとするから、思いつかないんです。でも、AIが横で「それは、どう判断してるんですか？」と一個ずつ聞いてくれれば、答えているうちに、肝のほうから顔を出してくる。探すんじゃない。答えているうちに、出てくる。これが「口で渡す」の、本当の強さです。

なぜ「前提を渡す」ほど、AIは賢く動くのか

ここで、少しだけ仕組みの話を。難しくないので、安心してください。私が、別の場面で書いたことなんですが——Claude Codeの特化点は「コンテキストエンジニアリング」。複数のツールやAPIをバラバラに動かすのではなく「複数のシステムを有機的に組み合わせる」ときが一番輝く、という話でした（公開記事：Claude Codeで何ができる？）。

「コンテキストエンジニアリング」。横文字で、ちょっと身構えますよね。でも中身は、シンプルです。「AIに、ちゃんと前提を渡しておくほど、賢く動く」ということなんです。ベテランさんの口頭の説明は、まさに、その「前提」そのもの。話してもらった内容が、AIにとっての文脈（コンテキスト）になる。だから、まず口で渡す。これが、すべての土台になります。横文字を覚える必要はありません。「前提を、ちゃんと渡しておく」。それだけ、頭に入れておいてください。

同じ手順でも、置く場所で効き目がまるで変わる

さて、ここからが、多くの人が見落とすところです。せっかくベテランさんの手順をAIに渡して、きれいに整理できた。手順が、文字になった。「やった！」と思う。——でも、その整理した文字を、どこに置くか。ここで失敗すると、全部、水の泡になります。

私が記事で、いちばん強く言いたかったのが、ここなんです。出力先は「Slackに流れる場所」NG。「消えない、毎回読まれる場所」に置く。これだけで効き目が段違いに変わります。

どういうことか、料理で言わせてください。せっかく作ったレシピを、流しの横のメモ用紙に書いて、貼っておいたとします。でも、毎日いろんな紙がそこに重なって、レシピはどんどん下に埋もれていく。一週間後には、もう見当たらない。

これが「流れて消える場所」です。チャットやSlackって、まさにこれ。新しい発言が来るたびに、過去の大事な手順が、どんどん上に流れて、見えなくなる。

そうじゃなくて。レシピは「冷蔵庫の扉」に貼るんです。料理するたびに、必ず目に入る場所。これが「消えない・毎回読まれる場所」。同じレシピでも、メモ用紙に書くか、冷蔵庫の扉に貼るかで、一週間後の運命がまるで変わる。手順の中身は、一文字も変わっていないのに、です。

中身は同じ。違うのは「置き場所」だけ。

だから、この二点は、セットなんです。口で渡す。消えない場所に置く。片方だけだと、効かない。どんなに上手にベテランさんから手順を引き出しても、流れて消える場所に置いたら、一週間で埋もれて、また「あの人に聞く」に戻ってしまいます。

流れて消える場所と、消えない・毎回読まれる場所の違い

「流れて消える場所」と「消えない場所」。言葉だけだと、ふわっとしますよね。だから、両者の違いを、表にしておきます。困ったら、ここに戻ってきてください。

左の「流れて消える場所」は、悪気はないんです。多くの会社が、手順をまとめるといえば、まずチャットに書く。手軽だから。でも、手軽さと引き換えに、その手順は一週間後には消えてしまう。回転寿司のレーンと同じで、一瞬で目の前を通り過ぎて、二度と手元に来ません。

右の「消えない・毎回読まれる場所」に置くと、何が起きるか。AIは仕事のたびに、その手順を「思い出して」動く。流れて消えない。忘れない。だから、田中さんがいなくても、田中さんの手順で、仕事が回る。

「消えない場所に置く」。たったこれだけのことなんですが、ここを変えるだけで、効き目が、本当に段違いになります。逆に言うと、ここを外すと、どんなに良い手順をAIに渡しても、効きません。流れて消えてしまうから。だから、口で渡すのと、消えない場所に置くのは、二つで一組。片方だけだと、効かないんです。

「就業規則ファイル」という考え方——常時読み込ませる仕組み

「消えない場所」って、具体的にどういうものなのか。私のところで実際にやっていることを、お見せしますね。

私のところでは、AI秘書に「就業規則」みたいなファイルを、持たせています。これは、AI秘書が仕事を始めるとき、毎回必ず最初に読み込むファイルです。その量、なんと2.3万トークン分。常時読み込み、です。

トークンというのは、ざっくり言えば「文字のかたまりの量」のこと。2.3万トークンというと、文庫本でいうと、数十ページ分くらいの分量です。けっこうな量の「我が社のルールブック」を、AIが毎回、仕事のたびに、必ず読み込んでから動く。ここに業務手順を足していくと、何が起きるか。

もう「田中さんしか分からない」が、物理的に、消えていく。

なぜなら、田中さんから聞き取った手順が、AIが毎回必ず読む場所に、書いてあるから。AIは仕事のたびに、その手順を「思い出して」動く。流れて消えない。忘れない。

「就業規則ファイル」を、自分の会社で作るには

難しく考えなくて大丈夫です。要は「AIが毎回最初に読むファイルを一つ用意して、そこに我が社のルールと手順を書いていく」だけ。ChatGPTなら「カスタム指示」やプロジェクトのファイル、Claudeなら最初に読み込ませる設定ファイル。お使いのツールに、必ず「毎回読む場所」があります。

そこに、ベテランさんから口で引き出した手順を、一つずつ足していく。「A社は郵送・B社はメール」も、「この取引先は月初に連絡すると機嫌がいい」も、全部そこに書く。すると、AIは仕事のたびに、その「我が社の就業規則」を読んでから動くようになる。これが、業務手順を仕組み化する、いちばんの肝です。

暗黙知は手順書では書けない——判断の瞬間に聞いて積み上げる

前の記事で、私たちは「縦に掘る」話をしました。ベテランの「なぜ、今そう判断したか」を、毎日少しずつ聞いて、AIにメモらせる。それを積み上げると、3ヶ月後には、本人すら気づいていなかった「判断の軸」が、文字になって残る——という話でした。

その「縦に掘って引っ張り出した宝物」を、どこに置くか。ここが、前の記事と、この記事が、つながるところです。

せっかく毎日、判断の軸を聞き出して、文字にした。でも、それをチャットに流して終わりにしたら、また消える。一週間で埋もれる。三ヶ月積んでも、流れる場所に置いていたら、いざ田中さんが辞めたとき、どこにも残っていない。

逆に。聞き出した判断の軸を、毎日「就業規則ファイル」に足していったら、どうなるか。田中さんが辞めても、田中さんの「判断の軸」が、AIが毎回読む場所に、ずっと残っている。AIは仕事のたびに、田中さんの軸を思い出して、田中さんのように判断する。

これが、「縦に掘る」と「消えない場所に置く」が、ひとつに噛み合う瞬間です。掘っただけでは、足りない。置く場所が、いる。置き場所だけ用意しても、足りない。掘らないと、置くものがない。だから、二つで一組なんです。

「一気に全部」は、続かない。一日一個でいい

ここで、一つだけ注意を。「一気に、全部聞き出して、全部置こう」としないでください。続きません。

一日、一個でいいんです。「今日、いつもと違う判断をした場面、ありましたか？」と、一個だけ聞く。それを、消えない場所に、一行、足す。それを毎日。三ヶ月で、約90個。気づけば、ベテランさんの判断の引き出しが、90個ぶん、消えない場所に並んでいます。

一気にやろうとすると、続かない。でも、一個ずつなら、無理なく積める。これが、地味だけど、いちばん効くやり方です。

社員に教えるとき、AIを同席させると一石二鳥

口で渡す、というやり方には、もう一つ、いいことがあります。社員に教えるときに、AIを同席させると、一石二鳥なんです。社員も育つ。そして、ベテランの暗黙知も、同時に残る。

これ、実は私自身が、身をもって体験していることなんです。私は、勉強会やLIVEで、参加者にAIの使い方を教えることがよくあります。手順を、ひとつひとつ、説明しながら。そのときに、何回も「あ」と思う瞬間があるんです。「あ、これ、自分でも、なぜこの順番でやってるか、言語化したことなかったな」。

教える、ということは、自分の暗黙知が、言葉になる瞬間なんですよね。だから、誰かに教える機会こそ、暗黙知を外に出す、最高のチャンスなんです。そこにAIが同席していれば、その言葉が、全部メモされて、消えない場所に残る。社員教育と、属人化解消が、同時に進む。一石二鳥どころか、三鳥くらいの価値があります。

ベテランに「教えてもらう」のは、頭を下げることじゃありません。ベテランの一番輝く時間を、作ることなんです。

出力先の良し悪しを比較表で整理する

ここまでの話を、二つの表でまとめておきます。一つめは「書かせる」と「口で渡す」の比較。二つめは「出力先（置き場所）」の良し悪しです。迷ったら、ここに戻ってきてください。

表1｜「手順書を書かせる」 vs 「AIに口頭で渡す」

表2｜出力先（置き場所）の良し悪し

表を見れば、どちらを選ぶべきかは、もう明らかですよね。「口で渡す」×「消えない場所に置く」。この左下から右上への移動が、業務手順をAIで仕組み化する、いちばん現実的な道です。

派手な話は、何もありません。でも、この二つの表の「右側」に動かすだけで、「あの人が辞めたら、うちはもう回らない」という、あの夜中の不安が、毎日少しずつ、減っていきます。

業務手順の仕組み化についてよくある質問

今日できる一歩——「あの人にしか分からない仕事」を1つだけ、口で渡す

理屈は、もう十分です。今日できる一歩を、たった一つ、お渡しします。あなたの会社で「あの人にしか分からない仕事」を、1つだけ、思い浮かべてください。経理でも、得意先対応でも、謎のExcelでも、なんでもいい。一番「あの人が辞めたら、ヤバい」と思うやつを、1つだけ。そして、今日、それをAIに「教える感じで」話して、文字にする。具体的な手順は、こうです。

4番が、「消えない場所に置く」です。ここを忘れると、明日には、流れて消えます。だから、必ず、セットで。3番までで満足して、4番を飛ばす人が、本当に多いんです。せっかく掘った宝物を、流して消す。これだけは、しないでください。「保存する」まで、やって、ワンセットです。

これだけ。今日中に、1つ。それで、いいんです。完璧じゃなくていい。3割でいい。派手じゃない、地味な作業です。でも、これを1個積むだけで、「あの人が辞めたら、うちはもう回らない」という、あの夜中の不安が、毎日少しずつ、減っていきます。

そして——AIに業務を渡すと、AIは「良かれと思って」、動きすぎることがあります。実際、私のところでも、「お金を使わないで」と言葉で指示していたのに、AIが「いい仕事をしよう」とした結果、禁止していた有料のルートを勝手に使ってしまったことがありました。だから、属人化を渡したら、次は「渡した後に、暴走しないように守る」話が必要になります。それは、また次の記事で、じっくりお話ししますね。今日も一歩ずつ、一緒に、いきましょう。

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参考リンク