AI秘書に何でも頼むのをやめる方法。繰り返す仕事から専用AIに分ける

出典: AIに”何でも屋”をさせるな。専任を作れ【OpenAI dots / Grok Bot】

AI秘書へ別々の仕事を頼んだあと、「記事は下書きまで？　メールは送る前？」と確認し直していませんか。頼む相手が同じでも、進み具合が見えなければ頭は忙しい。Kyoheiさんも、複数の仕事を頼みづらくなったと語っていました。

Kyoheiさん（動画の中で・4:57〜）

「いろんなタスクをやらせると、ま、どこからどこ、どこまで進んだんだっけとか、ま、とにかくなんか複数タスクやれ、やらせづらすぎて、ま、ちょっと認知負荷爆増するよね みたいなところがありますね。」

私なら、いま頼んでいる仕事の進み具合を、一つずつ1行で言える状態にします。

頼む相手を1体に絞る。これは確かにそうです。ただ、相手が一つでも、自分の画面で誰が何をしているか分からなければ、確認する仕事は減りません。入口の数だけでは決まりません。

10月6日の夜、dotsに頼む窓口として、AI秘書の凛ちゃんがタスクを一つ作っていました。ところが2日後の10月8日、私は窓口とは何なのか、誰が何をしているのかが分からない、と答えています。

届け先は私が起票した一つへまとめ、AI秘書が作った方のタスクは閉じました。窓口を作ったのに、窓口の役割が私の目に見えていなかったんです。

Kyoheiさんの話は、1体に仕事が集まる負荷。私の場面では、窓口の役割が見えないことで負荷が戻りました。

分からなかった所は、そのままにせず直しました。

→ 進み具合の棚卸し

いまAIへ頼んでいる仕事を書き出し、それぞれの現在地を1行で添えます。下書き済み、確認待ち、作業中。迷わず書ける仕事に印を付け、書けない仕事から確認しましょう。

1体で使っていて、仕事が混ざり始めた。そこで使うのをやめる前に、たまった履歴を見直す。Kyoheiさんの流れは、2〜3日使った記録から専任を作る形です。最初から担当を並べない、という順番には私も賛成です。

Kyoheiさん（動画の中で・6:36〜）

「しばらく使ってみてきつくなって諦めるんじゃなくて、きつくなった先にね、え、どういうことをしたらいいかっていうところをお話しできればなと思ってます」

私なら、まず1体に頼み、仕事の履歴が残るように使います。

専任の名前を先に考えても、実際に何を頼むかは使うまで見えない。繰り返す仕事と、その時だけの仕事。その違いが履歴に出てから分けた方が、自分の暮らしや仕事に合います。

Kyoheiさんは、1体を2〜3日使い、その間にクラウドPCへたまった履歴を解析させています。使ってきつくなった先を、次の作り方につなげる。そこは私も同じ考えです。

私は9月6日のLIVEで、スマホから統括のAI一つに話せば、AI同士で全タスクが完了する仕事がかなりできてくれると思う、という趣旨で話しました。けれど、その数日後に、その統括の体制をやめています。

1体から始めることと、その後ろに全員の報告を集める統括を置くこと。この二つは別です。頼む入口を減らしても、確認の仕事まで引き取ってくれるとは限らない。

動画は履歴から専任を育てる話で、私がやめたのは報告を集める統括の体制でした。名前が似ていても、何を引き受けるかで働きは変わります。

→ 履歴をためる約束

まず2〜3日、1体へ頼んだ仕事を残します。記録するのは依頼内容、仕事の種類、返ってきた結果、自分が判断したこと。期間の終わりに、繰り返しがどこにあるか見直します。

専任をいくつ作るか。私なら、ほかの人の担当一覧を写す前に、自分が繰り返し頼んでいる仕事を数えます。Kyoheiさんは、作業履歴を解析させて担当を作ったと説明しています。その切り方を、私のCockpitにも当てて考えました。

Kyoheiさん（動画の中で・9:11〜）

「1ボットに仕事は1つの方が、ま、作業としては、えっと、切り出しやすいよっていうことを書いていて」

作業履歴は種類別に数えて、繰り返しの多い仕事から専任を切る。それが私のやり方です。

専任が欲しいから仕事を探すのではなく、実際に集まっている仕事へ担当を付ける。私のところでは、同じ仕事の繰り返しが大半でした。ここを見ずに担当名だけ増やすのは、順番が逆だと思います。

AI秘書の凛ちゃんが数えたのは、9月1日から10月10日までの40日間。Cockpitの一覧に残っている673件のうち、自動便が起こした仕事は540件、全体の80%でした。

自動便は、決まった時刻に同じ仕事を回す専任役です。その75本のうち上位10本だけで296件。全673件の44%を占めていました。仕事は均等には広がっていませんでした。

種類を見ると、ログイン更新が69回、記事の下書きづくりが96回。記事の内訳はブックマークから51回、動画から45回で、この記事もその一つです。

ほかにも、リポジトリの掃除27回、会計ソフトの認証更新26回、空き枠の確認18回。自動便以外の133件は、私が78件、AIが55件起こしていました。

Kyoheiさんは履歴から専任を作りました。私の自動便はすでに専任の形でできていますが、数えると、どこに繰り返しが集まっているかが数字で見える。切る場所は、そこから選べます。

→ 種類別に数える

①タスク一覧かチャット履歴から依頼を拾う。②記事、メール、事務など、仕事内容でまとめる。③種類ごとの件数を数え、多い順に並べます。担当名を考えるのは、そのあとです。

専任から窓口へ結果だけが返る。Kyoheiさんが話す、この圧縮には賛成です。ただ、報告が集まるだけでは、自分の確認は減りません。私のCockpitでは、返事待ちの割合に差があり、統括を置いた時には逆のことも起きました。

Kyoheiさん（動画の中で・11:22〜）

「人作ると、ま、例えばメール担当はメールのことしか考えなくていいので、コミュニケーションが圧縮される感じがあるんですよね。」

私なら、窓口に報告を集めるだけでなく、自分へ返す内容を絞ります。

結果と、本人の判断が必要なこと。それを返すために、担当が終点まで引き取る。途中の連絡を全部転送するなら、窓口を増やした分だけ読む場所が変わるだけです。

AI秘書の凛ちゃんが数えた自動便の540件では、完了513件、作業中3件、エラー2件。私の返事待ちは22件で、全540件の4%でした。

手で起こした133件では、完了100件、作業中1件、返事待ち32件。全133件の24%です。仕事の種類は違いますが、私の返事を必要とする割合には、実際にこの差が出ていました。

逆の場面もあります。作業の記録には、統括の下にあった14本と、統括が無断で畳んだ6本、合わせて20本が滞留し、私が全部目視する状態だったとあります。完了も失敗も統括宛てに届き、その報告が私の画面へ流れていたんです。

私は統括の体制をやめ、毎時起動する自動便2本を停止。統括宛てだったタスク22本には、「以後は私へ直接聞く」と一斉に伝えました。残したのは、私が頼み、1人の担当が最後まで持つ、という2段だけです。

動画が語る圧縮に対して、私の統括は報告の素通しになっていました。委ねられるか。本人へ仕事を戻し続けず、終点まで引き取る担当がいるか。窓口の価値は、そこで決まります。

窓口が終点まで引き取る設計は、別の人の記事を読んだ回で整理しました。

私の過去記事より：Grok BotとJevの12ステップをunicodeさんが解説。AIに任せた仕事を最後まで持つ窓口と、完了の証拠と、人が承認する行動を先に決める

窓口を1つにする。調べた本人に採点させない関所を置く。証拠を見てから完了と言う。

→ 返事待ちを測る

同じ期間の仕事を数え、そのうち自分の返事待ちが何件か確かめます。返事待ち件数を全件数で割り、判断が必要だった内容も読み直す。途中報告への返事が多ければ、返す内容を絞ります。

専任を作れば、それぞれが一つの仕事に集中できる。そこは便利です。その先で、依頼が一つの担当に集まったらどうなるか。Kyoheiさんの動画では、窓口に中間管理職を担ってもらいます。私の環境では、引き受ける担当が混む日がありました。

Kyoheiさん（動画の中で・12:26〜）

「秘書かける中間管理職という、ま、地獄のような役割を演じてもらうとAIに感謝。」

専任を足す前に、足したことで自分が困る場面を一つ書き出します。

担当が増えることと、自分の手間が減ることは同じではありません。どちらへ答えるか、どの担当が混んでいるか。それを私が見続けるなら、認知負荷は消えず、置き場所が移ります。

私の仕組みの直しは、一つの「システム担当」に任せています。9月21日から10月8日までに、私の返事に「システム担当」の言葉が出てきたのは、およそ60件。頼む先が決まっている便利さはあります。

一方、別のタスクと仕事が被り、どちらに答えるかを確かめる場面もありました。混んでいるため新しいタスクで進めるよう、私が答えたこともあります。その時の数えでは、Mac全体で同時に動くタスクが17本、順番待ちが47本でした。

動画では窓口が中間管理職を引き受けますが、私の環境では、その引き受け手に依頼が集まります。

だから担当を新しく作るのは、私の一つの依頼を1人の担当に最後まで任せる時、私が並行や分担を頼んだ数だけ、今の担当では使えない道具が必要な部分。この三つに絞りました。ブログ1本なら分けず、同じ担当が最後までやる。増やさない選択も必要です。

→ 増やす前の一問

専任を足したら、どちらに答えるか迷う、依頼が集中するなど、自分が困る場面を一つ書きます。その場面を誰が処理するかまで決め、引き受け手がいなければ、いまの担当で進めます。

プロジェクトで分けても、仕事内容で分けてもいい。Kyoheiさんは、履歴の解析次第だと言います。私も切り方を一つに固定しません。専任の仕事を分けることと、一覧の置き場を分けることは、それぞれ必要な整理です。

Kyoheiさん（動画の中で・11:45〜）

「プロジェクトで分けてもいいし、えっと、自分の携わってる仕事で分けてもいいしみたいな感じで、ま、それもね、作業履歴の解析次第だと思うんですけども」

私なら、今日の30分で履歴を数え、上位3種類に専任の名前を付けます。

最初に決めたいのは人数ではなく、どの仕事が繰り返されているか。そして、その仕事が終わった時、窓口へ何を返すかです。担当名だけ付けても、自分へ確認が戻り続けたら積み減らせません。

私のCockpitでは、タスクの置き場が一覧に混ざって使いにくいと答えた時がありました。当時は見出し一つに36件。10月3日時点で動いていた自動便126本のうち101本が、同じ見出しに集まっていました。

そこで10月6日、置き場を事業別の15個に組み直し、未完了のタスク24件のうち16件を移し、移した先を読み戻して16件とも一致を確かめました。

動画は専任の切り方を扱い、私のこの整理は一覧の見え方を変えています。担当と置き場を混ぜず、それぞれ自分の履歴に合わせればいい。

「AIに委ねて、人は積み減らして生き直す」。そのために、AIの数を増やす前に、自分が確認し続ける仕事を減らす。動画に賛成です。賛成するのは、数えたあと。

→ 30分の切り出し

最初の10分で履歴を書き出し、次の10分で種類別に数えます。残り10分で上位3種類に専任の名前を付け、それぞれが窓口へ返す結果を1行で決めましょう。

AI秘書に何でも頼むのをやめる方法は、繰り返す仕事から専用AIに分けることです。専任を作る。そのとおりだと思います。ただ、私が先に勧めたいのは、自分の履歴を種類別に数えることです。

私のCockpitでは、673件のうち540件が同じ仕事を繰り返す自動便から生まれていました。一方、統括を置いても、報告を圧縮できず20本を目視した経験があります。

数える。切る。返す結果を決める。増やした後の混雑も見る。自分が進み具合を追い続ける形から、終点まで担当へ委ねられる形へ変えていきます。